Organizar um evento para uma empresa, seja uma conferência, palestra, formação ou uma simples reunião, é uma tarefa complexa que requer atenção a vários detalhes. Muitas empresas subestimam os desafios da logística envolvida na organização de eventos e o tempo necessário.
Neste artigo, pretendo explorar as 5 maiores dificuldades que sentimos ao organizar eventos para empresas e apresentar algumas das soluções que temos vindo a desenvolver para estes problemas. Se está à procura de ajuda para organizar o evento da sua empresa, então este artigo é para si.
1. Conhecimento aprofundado sobre o equipamento técnico
Um dos grandes desafios na organização de eventos corporativos é o equipamento técnico. Desde o sistema de som, microfones e iluminação adequada aos equipamentos de projeção e de apoio para apresentações, tudo tem de funcionar em harmonia para que se consiga o resultado pretendido.
Qualquer falha técnica pode prejudicar a experiência dos participantes ou até mesmo colocar em causa a continuidade do evento.
Quando não existe uma boa gestão de eventos para empresas, é comum assistirmos a problemas de compatibilidade entre os equipamentos, software inadequado, falhas nos microfones, equipamento em número insuficiente, internet instável e transmissões de má qualidade.
Por isso, na Turnip, não deixamos espaço para o acaso.
Trabalhamos com profissionais especializados em equipamento para eventos corporativos e fornecedores com profundo conhecimento sobre o equipamento técnico necessário. Além disso, contamos com vasta experiência na organização de diversos tipos de eventos para empresas, o que nos permite realizar um levantamento técnico completo, antever potenciais problemas e implementar medidas preventivas e redundâncias para que tudo flua na perfeição no dia do evento.
2. Reuniões, visitas e várias contratações
Organizar um evento corporativo implica contratar e coordenar diversos fornecedores: desde catering, equipamento audiovisual e mobiliário a decoração, intérpretes, hospedeiras, transporte, entre muitos outros, dependendo da duração e dimensão do evento.
Esta convergência de diversas áreas cria dificuldades em qualquer evento corporativo. São necessárias reuniões constantes para encontrar os fornecedores certos e alinhar detalhes, diversas visitas a potenciais espaços para avaliar a viabilidade e escolher o local ideal, capacidade para lidar com inúmeros imprevistos, e necessidade de comunicação constante desde o planeamento à execução.
Quando este aspeto é gerido internamente pela empresa, resulta em perda de tempo precioso dos seus colaboradores, que poderiam estar a dedicar-se a tarefas estratégicas e, muitas vezes, devido à falta de experiência na área, pode até resultar em falhas que só são detetadas no próprio dia do evento, ou, por outro lado, preços mais elevados.
Na Turnip, sabemos como poupar-lhe tempo na organização de eventos para empresas com um serviço chave na mão para eventos corporate.
Ao centralizarmos toda a gestão num único ponto de contacto, permitimos ao cliente reduzir a burocracia, otimizar o tempo e garantir maior coerência e qualidade no resultado final. Analisamos cuidadosamente os fornecedores, realizamos um levantamento e planeamento minuciosos, tratamos de toda a articulação entre os envolvidos e antecipamos eventuais problemas para criar eventos memoráveis.
3. Seleção do espaço ideal
A escolha do local para eventos empresariais vai muito além da estética.
É algo mais complexo do que aparenta — não basta cumprir a vertente funcional (espaço adequado para o número de convidados, local acessível para pessoas com mobilidade reduzida, bom perfil acústico), é necessário também satisfazer a vertente de comunicação da marca (possibilidade de personalizar a iluminação, a sinalização e a decoração, contar com um design que combine com a imagem da empresa e com o tipo de evento, etc.).
Para isso, é necessário realizar um levantamento pormenorizado das necessidades para determinar as características funcionais e comunicacionais que o espaço deve cumprir, bem como identificar eventuais restrições de utilização e custos ocultos — algo que só um olhar experiente consegue fazer de forma eficaz.
Contamos com profissionais experientes no planeamento de eventos para empresas que já conhecem os melhores espaços para eventos corporativos, as suas características e limitações e que possuem o know-how necessário para poupar tempo e evitar surpresas desagradáveis no dia do evento.
4. Escolha do mobiliário adequado para o tipo de evento
Um dos principais pontos a ter em conta na logística de eventos empresariais é o mobiliário.
Desde mesas, cadeiras e palcos a expositores, todo o mobiliário entra na equação de como organizar eventos empresariais com sucesso. E, à semelhança do que acontece com a seleção do espaço, também a escolha do mobiliário envolve mais que o carácter funcional.
Devemos garantir que todo o mobiliário está alinhado com o tipo de evento (workshop, palestra, jantar empresarial, etc.), com o estilo visual da empresa, com o impacto pretendido e, claro, com o conforto dos convidados.
O mobiliário mal dimensionado ou mal posicionado pode gerar desconforto, dificultar a circulação e, em última análise, prejudicar a imagem profissional do evento.
A equipa da Turnip está pronta para realizar o levantamento completo das necessidades, realizar a articulação com fornecedores, e garantir a adequada seleção e disposição estratégica do mobiliário, aproveitado ao máximo o espaço e proporcionando aos convidados uma experiência que se destaca.
5. Necessidade de experiência em gestão de projetos
Como já explorámos nos pontos anteriores, quando se trata de organização de eventos corporativos, é necessário coordenar diversos fornecedores e agendas, alinhar especificações e planear minuciosamente cada etapa — e, claro, estar sempre preparado para resolver rapidamente qualquer imprevisto.
Face a estas inúmeras variáveis, é aqui que entra o importante papel da gestão de projetos e a necessidade de escolher um serviço de organização de eventos empresariais com experiência nessa área.
A gestão de projetos simplifica todo o planeamento e organização de eventos empresariais, garantindo a concretização de todas as tarefas dentro do prazo, mantendo os orçamentos sob controlo e as equipas alinhadas através de sistemas e modelos de gestão comprovados e de profissionais experientes com grande adaptabilidade preparados para lidar com qualquer imprevisto.
Neste artigo, desvendámos um pouco da complexidade, muitas vezes desconhecida ou até subestimada, inerente à organização de eventos empresariais.
Se procura uma solução completa para o seu próximo evento corporativo, conte com a Turnip e com os nossos profissionais, experiência e métodos comprovados na gestão de eventos para empresas. Deixe a complexidade connosco e desfrute do grande dia com um serviço chave na mão.